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こちらの記事は時間・行動に関しての対処法という記事の続きになります。併せて確認してみてください。前回の記事はこちらです。
⇒ 時間・行動に関しての対処法
それでは続きはここからになります。
判断基準
音声はこちらになります。
「判断基準」
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判断基準というのが俗にいうルールです。このルールをきちんと定義しておくことで物事はスムーズに進めることが出来るようになります。
これは、実は今回のＧＴＤに限ったことではありません。実際の生活の中ではこのルールが決まっていることでスムーズに物事が進んでいるのです。
社会のルールや暗黙のルールなどの以外と曖昧に感じるものや、交通ルールといったように法律で決まっているようなものまで。法律自体もルールですしね。この機会にこのルールというものを一度考えてみると面白いかもしれません。
それでは、ＧＴＤのルールを説明します。
ルール１
Inboxの中にある仕事・情報に対して疑問を投げかける。
「What’s this?（これは何？）」
↓↓↓
行動するのか？or行動しないのか？
この質問を物事に対して投げかけ、それに対して判断することが、ステップ２の処理の内容になります。
たとえば、ご飯を食べるというようなものがあった場合は、What’s this?でなぜご飯を食べたいのか？という風になります。
これはたとえがあまり良くないかもしれませんが、この項目を書き出した時にはお腹が空いていたということでしょう。しかし、この項目を見直した時にはお腹が空いてない場合は食べなくても良いことになりますよね？
ですから、次の行動するのか？行動しないのか？という問いかけでは、行動しない。ということになります。単純な判断です。
しかし、この項目がクライアントと食事をするというような項目であった場合は、また違った意味合いになります。その場合はもちろん行動するのか？行動しないのか？という問いかけの答えも変わってくるわけです。
ですから、この書き出す内容というものもより具体的であればあるほど行動しなければ行けないことになりますので、後で見直す時に行動するべき重要事項な場合は必然的に具体的になるはずです。
ルール２
「完了するのに２分と掛からない仕事は今すぐ行う。」
という「２分ルール」があります。この「２分」というのはガイドラインで、その作業を後へ延ばすためにリストやメモを書いたりするのに掛かる時間くらいになります。
２分で出来そうな細かい仕事や作業はこの場でリストから早めに消してすっきりさせる必要があります。
この処理は、Inboxの一番上にあるもの、また、Inboxの役割りをするメモ帳などの場合はその最初にある仕事・情報から「処理」を始めるようにします。
処理する仕事・情報は一度に一個だけです。毎回一個ずつ処理するようにしてください。一個ずつ集中して判断することです。
この処理した後の仕事・情報はInboxには絶対に戻さないようにします。判断に困る場合はそもそも必要で無い場合もありますし、今すぐにやらなくても良い場合が多いからです。
※悩みや考え事について
人が行動に移す段階で一番の時間を要するのがこの悩みや考え事になります。この「～～かなぁ？」という風に悩んだりする時間が多くの時間を無駄にしてしまう原因です。
あなたも経験があるのではないでしょうか？
今回のＧＴＤではこの処理のステップで悩んだり考え込んだりする時間を、明確な２つの判断基準を投げかけることで時間を短縮出来るようになります。
これは、ビジネスでも重要な意味を持っています。「判断を素早くすることの重要性」は多くの成功者が言っていることですのでそれだけ重要なことだと解釈できます。
処理仕分けと整理
音声はこちらになります。
「処理仕分けと整理」
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さて、次は処理仕分けのためのファイリングの説明に入ります。
この仕分けが重要になってきます。始めから完璧にこなしたい気持ちがあるのもわからなくはないですが、何度かやっているうちに自分の傾向などが確認できたりしますので、まずはざっと目を通しやってみることをオススメします。
そして、ある程度時間が経過してからまた今回の記事を読み直ししてみるとまた違った取り組み方が見えてくるはずです。
まずはやってみる。今回の場合などは金銭も関わってきませんのでリスクはありません。むしろ得るものばかりだと思いますので、何度もやってみるのが良いのではないでしょうか？
判断基準は先に説明しましたが、その判断基準にそって各フォルダに分けていきます。では、以下から各ファイル、フォルダの分け方の基準とその役割りを説明していきます。
Inboxに集めた情報を行動を起こすのか？しないのか？で判断するわけですが、その行動の内容にも種類があります。それを大枠で分けたものとして考えるようにしてください。
大切なのはその情報に対しての判断基準であり、行動すると決めたことはする。しないと決めたことは時間を取って考える等になります。
以下が大枠のファイル、フォルダになります。
- 削除
- 資料 （いずれ）
- いつかやる
- 次のアクション（Todo)
- プロジェクト
- 参考資料 （行動する）
- カレンダー
- 人待ち・連絡待ち
これらにまた分類していきます。
この８つのファイル、フォルダはさらに大枠にわけると、
・１～３がいずれ行動するまたは行動しない。
・４～８が行動する。
という風に分けられます。
Inbox（整理箱）に集めた情報を判断基準で説明した通りに基準を決め、そして更に細かく分けるわけです。
それでは、それぞれを説明していきます。
１．削除
これは説明不要だとは思います。不要な情報だと判断した場合にはその情報そのものを削除してしまいます。簡単に言えばゴミ箱行きということです。
情報収集の段階では深く判断する必要も無いという解釈もできますね。出来る限り気になった情報を集めることで気に掛けていることを頭から追い出すことのみに集中することができるようになります。
２．資料
これは、学びを得るための資料としては必要だが今する必要は無いものというものになります。ですから、いずれ行動するという分類に入ります。「今よりも将来的に必要になりそうだから資料として取っておこう。」
こういう経験はあなたにもきっとあると思います。良くあるパターンというのが買った本が沢山山積みになっているのにも関わらず、また新しい本を買ってしまった。というようなものですね。
その場合でも定期的にそのことを見直すような習慣を取る様にすれば、無駄の解消になります。潜在的に自分にとって必要と思い手に入れたわけですから、何かしらのヒントや学びにはなるはずですから。
３．いつかやる
これは、いつかやりたい仕事ややりたいと思っている行動（旅行や買い物等）になります。すぐにやるべきことではなく、温めておきたいことというイメージで良いと思います。
休暇の予定や英語の学習等も含まれます。
４．次のアクション（Todo)
複雑でないものですぐできること、すぐにやるべきことをここに入れます。また、今やっている仕事や作業の次に行うものをこの次のアクションのリストにいれます。
これは単純なアクションの分類になります。要は従来のタスク的な感覚と言えばわかりやすいかもしれません。（厳密には違いますが、これについては後で説明します）
集中しなければ行けない仕事や予定等について、あなたが取るべき具体的な最初の一歩目を何か決めるということです。
たとえば、今回の私のように「ブログを書く」ということならば、次のアクションに当たるものは、
- 「ブログを書く際の資料を集める」
- 「わからない◯◯について調べる」
- 「ブログの内容をマインドマップに起こす」
等になります。
仕事やたとえばそれが旅行であったとしても、それを完了するまでの行動やステップというのはいろいろありますが、その最初にすべきことは必ずあります。その最初にするべきことを「次のアクション」リストに入れ、今やっている仕事や取り組みを次から次へと行う指標決めになります。
また、これは起こす行動の状況に応じて分類した方が良いとされています。たとえば、「自宅でする」「会社でする」「電話する」等です。細かい分類分けをするほど具体的な行動が取りやすくなりますし、迷わなくなりますので余裕がある場合や慣れてきた場合は取り組んでみても良いかもしれません。
私の場合は始めからいきなりは分類分けしませんでしたが、やはり慣れてくるとそういった項目分けをした方が良いなと感じてきていますので少しずつ見なおして分けています。
ここは重要な部分になります。前にも説明しましたが、具体的なアクションであればあるほど良いでしょう。
５．プロジェクト
このプロジェクトがいわゆる今までのTodoタスクと呼ばれるものなのかな？と私自身は感じています。私の場合はこの辺が上手く分けることが出来ずに何度も失敗に終わっています（苦笑
厳密に言えばそれぞれをもっと細かく分けていれば解決できていたのかもしれませんが、私の中のタスク管理というのはあくまでも単純な行動指標としてある程度大きな枠組みとしてイメージしていましたのでそういう結果になったのでしょう。ですから、尚更このＧＴＤの内容には感心させられました。
さて、話が少しそれましたが、このプロジェクトは複雑なものを計画を立てて行うことにして、その計画を定期的に見直すということになります。
もちろん、プライベートや仕事の分類分けまでせずに、要は日々生活していく中で、一回以上の行動が必要な複雑な仕事や作業は「プロジェクト」になります。
ビジネスを新たに立ち上げるのもそうですし、一つの商品のプロモーションもそうですし、商品の開発や仕入れ等のアクションもこれに当たります。
このプロジェクトのリストは常に追跡し、定期的に見直すことになります。プロジェクトに関する「次のアクション」ももちろんありますが、これらは後回しにしたり、再度スケジューリングしたりといった感じで随時進めていくことになります。
あなたもきっと自分のビジネスを持っているか、または、これからビジネスを立ち上げたいと考えているでしょうからここがメインになります。もちろん、プライベート等の計画等も同じようにここできちんと計画立てておくことでしっかりと楽しむための準備等もできるようになります。
６．参考資料
これは、プロジェクトに関わる資料を入れておくフォルダになります。
私の今回のブログの場合は、この参考資料に入っていたのは、今説明しているＧＴＤに関するWEBページのURLや本や自分で取ったメモ等になります。
７．カレンダー
これは少し説明するのが難しく、分類するのも判断に迷うかもしれません。要は従来のスケジュール管理というイメージで良いのかな？と私は感じています。
日時を決めて取り組む項目と言えばわかりやすいでしょうか？後回しにしてまとまった時間を取るという発想が出るかもしれません。
これらは人との約束、打ち合わせ等や、仕事の追跡に重要なことです。
ここで、デビッド・アレンの言葉を借りると、このカレンダーは「ハード・ランドスケープ」と彼が名付けた仕事等のために取っておくべきと勧めています。
この「ハード・ランドスケープ」は、ある決まった締切りまでに絶対にすべき仕事や、時間や場所が決まってしまった会議や約束のことです。すべき仕事はカレンダーではなく、「次のアクション」リストに入れるべきということですね。
８．人待ち・連絡待ち
これはプロジェクトの進行時等に活用するリストになります。
自分以外の誰かに仕事を任せる場合や、自分の「次のアクション」のリストにある項目を人に任せて代わりにやってもらうこともあるかもしれません。その際には、その自分以外の外部から起きる出来事を待たなければ行けない場合はこのリストに入れます。
一人で仕事をする場合等はあまり活用しないかもしれませんが、たとえば、メールを送った相手から返信のメールを待つということも考えられます。
そのメールをもらわないと次のアクションに進めない場合は、それは外部の影響ということになります。その場合はただ待っているよりはそれを見なおしたり、スケジューリングしたりしてそれを後回しにして自分の次のアクションを進めることができるようになりますからね。
これも、追跡出来る状態にして、随時任せた仕事が終わったか、何か出来事が起きたかを見直しをすることになります。
以上がファイル・フォルダの仕分けと整理の内容になります。以下に簡単なフロー図を作成しましたので参考にしてください。
ＧＴＤのフロー図
また、少々長くなってしまいましたので続きを用意しました。次は実際の活用に関しての記事になります。
こちらからどうぞ。
⇒ WEBとの連携
